Gestione documentale e fatturazione elettronica

In una fase economica in cui permangono tensioni e incertezze, l'ICT (Information e Comunication Tecnolgy) rappresenta ancora un motore di trasformazione delle imprese, uno strumento strategico per il cambiamento inteso come rinnovamento e miglioramento di tutti i processi aziendali.
I più noti osservatori in materia di ICT (quale ad es. il MIP del Politecnico di Milano) individuano fra le aree di maggior interesse (in quanto capaci di creare nelle imprese e nei mercati nuove dinamiche e mettere in discussione equilibri preesistenti) quella legata alla dematerializzazione dei documenti e ai processi correlati di Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva.
Un noto studio di Xplor Italia condotto su un campione significativo di aziende (sopra i 250 dipendenti in questo caso ma le cose non migliorano per piccole e micro aziende) evidenzia come un'azienda su 3 ignora il costo sostenuto per la gestione dei propri documenti. E questo dato non sorprende affatto se pensiamo alle nostre realtà imprenditoriali o a quelle che conosciamo da vicino.
Queste soluzioni, che possiamo genericamente definire Gestione Documentale, permettono di introdurre in azienda un sistema di archiviazione e tracciabilità di ogni documento (di natura tecnica, amministrativa, contabile) nelle sue varie versioni. Fra i vantaggi immediati che ne derivano vi sono: migliore condivisione interna di informazioni, maggiore sicurezza del patrimonio documentale, drastica riduzione dei tempi di archiviazione e ricerca del documento (si stima in 2 ore al giorno il tempo che un impiegato spende per la gestione del documento cartaceo!).
All'interno di questo, la Conservazione Sostitutiva è un processo, normato dalla legge italiana, che consente l'archiviazione elettronica di documenti fiscalmente rilevanti, eliminando l'obbligo di conservazione del cartaceo (si consideri il risparmio dei costi di archivio e quelli di stampa).
Ma è la Fatturazione Elettronica (ossia quel sistema che prevede, nella sua massima realizzazione, la completa dematerializzazione del ciclo ordine/pagamento) che introduce i vantaggi economici più significativi.
Proviamo a fornire qualche dato concreto (riportato dalla ricerca 2010 dell'Osservatorio permanente sulla dematerializzazione e Fatturazione Elettronica, istituito presso il MIP del Politecnico di Milano).
Si va dai 2/3 euro di risparmio per singola fattura, utilizzando la sola Conservazione Sostitutiva, fino a decine di euro per documento se si integra completamente l’intero ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento.
Non va sottovalutato che la Pubblica Amministrazione obbligherà in breve tempo i propri fornitori a inviare fatture in formato elettronico. E’ imminente infatti il Decreto Attuativo del Governo che renderà operativa la norma già approvata con la legge Finanziaria del 2008.
I benefici sono essenzialmente legati alla riduzione del tempo manodopera normalmente impiegato per attività ripetitive a basso valore aggiunto. Un esempio per tutti: la ridigitazione, all’interno del sistema gestionale, di documenti che nascono in formato elettronico ma sono trasferiti in formato cartaceo. Oppure documenti che viaggiano in formato elettronico (ad esempio come allegato della mail) ma devono poi essere stampati su carta dal destinatario per la loro registrazione e conservazione.
Oppure si pensi agli errori, commessi in fase di imputazione del documento, che richiedono un tempo aggiuntivo ed oneroso per la loro ricererca-correzione-archiviazione.
Circa 7000 sono le aziende italiane, prevalentemente del settore farmaceutico, automomobilistico, largo consumo, elettronica, che già oggi si scambiano documenti utilizzando tecnologie e standard EDI (Electronic Data Intechange). Queste aziende che sono decisamente le più avanti nel percorso di Fatturazione Elettronica si stanno pian piano adeguando per aggiungere anche il documento fattura a quelli già scambiati elettronicamente.
Non più di 4000 sono invece le aziende che, ad oggi, hanno adottato il solo processo di Conservazione Sostitutiva, visto più come un sistema interno di archiviazione documentale, ma non ancora proiettate verso un metodo evoluto di trasferimento elettronico dei documenti fiscalmente rilevanti.
Il percorso, per aziende e PA, è tracciato e inevitabile: prima lo si fà meglio è per tutti, per il sistema Paese.
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